Сайт:
Медицинский центр «Медсервис» начал свою работу в 1965 году как медсанчасть №20. Сегодня это передовой медицинский центр, оснащенный по последнему слову техники, укомплектованный высококлассными специалистами. Среди врачей имеются кандидаты медицинских наук, соискатели на ученую степень и аспиранты. На сегодняшний день МЦ «Медсервис» является одним из лидеров медицины Башкортостана.
«Медсервис» испытывал сложности в работе с документацией. Документооборот выполнялся с использованием устаревшего программного обеспечения, в котором отсутствовал полноценный поиск документов и другие необходимые функции. Кроме того, разработчик не поддерживал программный продукт, что делало невозможными доработки. Документы создавались в текстовых редакторах либо от руки. Согласование документов также выполнялось на бумаге. Не были проработаны маршруты согласования, весь процесс проходил с использованием «бегунков». Отсутствовала статистика по исполнительской дисциплине. Ведение архива бумажной документации и поиск нужных документов в нем отнимали много сил и времени.
Центр нуждался в современной системе электронного документооборота, которая помогла бы организовать эффективную работу с документами, включая создание, согласование, хранение и поиск нужных данных. Руководство организации остановило свой выбор на решении «1С:Документооборот». Для выполнения внедрения были приглашены специалисты компании «Первый БИТ». Ключевыми критериями выбора стали большой опыт компании в автоматизации крупных компаний, в том числе медицинских, положительные отзывы клиентов и высокая позиция в рейтинге центров компетенции по Документообороту среди фирм-франчайзи «1С».
Специалисты «Первого БИТа» провели обследование, установили и подготовили новую систему к работе. Было организовано единое хранилище документов, что позволило существенно ускорить поиск необходимой документации. Автоматизация заполнения типовых форм документов помогла сократить трудозатраты на создание новых документов, исключила вероятность ошибок и опечаток, связанных с человеческим фактором.
Шаблоны основных процессов позволили стандартизировать и структурировать работу с документами, минимизировать потери времени на их обработку. Параллельная работа с документацией ускоряет согласование договоров. Учет просроченных задач и инструменты переноса сроков задач дают возможность объективного измерения исполнительской дисциплины.
Благодаря новой системе налажена работа с документами от их создания до сдачи в архив и уничтожения. Появилась возможность отследить состояние документов не только за период активной работы, но и после сдачи в архив.
Поиск физических носителей в архиве значительно ускорен благодаря «карте архива».
Результаты проекта:
